本政策自2008年4月1日起生效,取代以往所有有关流动电话及电话及/或互联网服务的指引.
税务问题
作为对几年前颁布的有关雇员福利的联邦立法的回应, el IRS (美国国税局), 在最近的研究中, 是否仔细分析了个人使用雇主提供的设备和服务的处理, 比如手机和汽车. 这些详细的审查导致美国国税局要求一份记录,列出雇主提供的每一个用手机打或接的电话及其商业目的, 由手机用户维护. 因为维护日志是非常耗时的, se ha decidido que el Colegio ya no va a: 1) adquirir teléfonos celulares; 2) pagar proveedores directamente por servicio mensual; o 3) reembolsar a empleados de servicio mensual o para compras de equipos. 相反,, 授权人士, 学校将提供每月的手机或互联网使用津贴,并可能提供一次性设备购买津贴.
转让被视为应纳税的收入,并须纳税. 通过使用补贴而不是详细登记的要求为雇员提供的福利被认为抵消了雇员的任何额外税收责任. Estos beneficios incluyen: 1) no se requiere un registro; 2) un informe mensual no es necesario; y 3) los teléfonos pueden ser utilizados para llamadas personales y pueden ser combinados o mejorados con otros planes personales.
补贴类型和限制
1)每月最多60美元的手机服务补贴. 在罕见的, 监管人员可能会决定,在覆盖的手机上连接互联网数据,每月必须额外支付50美元.
2)一次性蜂窝设备补贴高达400美元.
3)家庭DSL或有线宽带调制解调器连接每月最高可获得40美元的补贴.
学院可向符合以下两项条件中的一项或多项的员工发放上述一项或多项津贴:
- 员工的工作 requiere 在正常工作时间花大量时间在指定的办公室或工作区域之外,并定期使用电话或互联网连接.
- 员工的工作 requiere 在正常或正常工作时间之外可以访问. (不包括偶尔访问, 意外的或自愿的, 如何查看家庭电子邮件).
主管必须使用个人酌情权, 了解员工的任务和预算考虑,以确定每个授权员工的补贴金额. 所有补贴必须由部门预算支付,尽管限额可能有所不同, 所有补贴都要交税.
补贴的管理
如果主管认为他所在部门的人可以获得手机补贴, 主管必须提供书面授权(例如, 随附的授权表格,并经相应的副主席批准)送交财务主管办公室, 说明所要求的补贴类型和数额. 数量必须在上述规定的范围内. 申请将附有相应的供应商文件,如支持所申请补贴金额的计划描述. 如有其他通讯方式(例如:, bíper, radios, 并提供足够的服务,但成本更低.
学校直接向供应商支付移动电话或互联网服务费用
学校将不再向供应商提供直接付款,以购买设备或每月为员工提供手机或互联网服务. Además, 学校不会与供应商签订互联网服务或员工使用手机的合同. 因为现在将为每月的服务费提供补贴, 该员工将是与公司或移动或互联网服务提供商签订合同的直接持有人.
学校目前与员工使用的电话服务提供商和互联网服务提供商签订了合同. 我们的目标是将这些Pitzer合同过渡到员工,并尽快开始每月应税津贴. 然而, 与某些供应商合作, 你可能需要等到当前的合同期限结束,以避免处罚. 财务办公室将帮助人们过渡.
在现有的学校合同下使用手机的员工将被期望在新的服务中使用他们现有的手机. 除非员工提供购买新手机的正当理由,否则不会提供设备补贴.
适用于目前直接与供应商签订个人合同并寻求学校报销的员工, 应纳税补贴将于4月1日生效, 2008.
每位员工一笔津贴
考虑到补贴税, 每个被允许在工作中使用手机的员工都必须申请自己的补贴. 换句话说,, 主管A不能为自己/ A和员工B签订手机合同. 如果员工B得到主管A和适当的副总裁的授权,可以领取津贴, 员工B必须与供应商签订自己的合同,并向学校申请应税补贴.
使用手机
在提供手机补贴的同时,员工应保持活跃的手机服务. 员工有责任在手机服务终止和其他合同变更后立即通知主管和财务办公室.
取消和修改手机合同
- Si, 在手机合同期限结束前, 员工的个人决定, 员工不当行为或滥用手机导致需要终止或更改手机合同, 员工将承担与该变更或取消相关的任何费用. 例如, 员工辞职,不再希望保留目前的手机合同供个人使用.
- Si, 在手机合同期限结束前, Pitzer的决定(与员工不当行为无关)导致需要终止或更改手机合同, Pitzer将承担与此类更改或取消相关的任何费用. 例如, 员工主管改变了员工的工作职责,Pitzer不再需要手机. 如果员工不想保留合同, Pitzer将退还您更改或取消合同的费用.
工资处理
一旦财务主管办公室收到并批准开始拨款的申请, 授权表格将连同要求将补贴添加到员工工资支票的要求一起发送给工资部门. 本批准的授权书副本将退还主管,以通知批准部门. (提醒:补贴金额的相应工资税将从工资支票中扣除,补贴金额将计入个人年终工资W-2行). 本政策下的补贴不构成工资基础的增加,也不包括在Pitzer学院工资和薪金计划下的工资调整计算中.
例外
在极少数情况下,一个部门会有一个电话供多个个人使用(例如.学生宿舍的工作人员). 如果一部手机没有分配给特定的个人(“未分配的电话”),并且没有在这些手机上打私人电话, 个人可以使用电话,而无需使用上述应税补贴方法. 私人电话不应该用这些“未分配的电话”.“上述每月应纳税津贴的任何例外(包括少数部门使用“未分配”电话)必须得到行政副总裁/财务主管的书面批准.
开车时使用学校手机
关心我们员工和其他司机的安全, Pitzer要求员工在开车时遵守所有适用的法律.
手机回收
手机含有有毒物质, 当被填埋或焚烧时, 它们被浸到环境中. 我们强烈建议回收所有旧手机. 你可以把旧手机放在营业地点的手机服务提供商提供的盒子里回收, 或者把它带到电脑办公室处理.
2008年4月1日通过